Miten rakennat työpäivääsi?

Ajanhallinnasta ja sen haasteista puhutaan paljon. Eikä ihme, sillä tutkimustenkin perusteella työtahdin koetaan kiristyneen ja päällekkäisten tehtävien työssä lisääntyneen (esim. Mauno ym. 2019). Työelämä on monen kohdalla yhä intensiivisempää. Organisaatiotasolla ja työyhteisöissä työn vaatimusten kohtuullisuuteen ja toisaalta riittävien voimavarojen olemassaoloon onkin hyvä kiinnittää huomiota, koska niiden merkitys työhyvinvoinnin kannalta on keskeinen (esim. Schaufeli ym. 2009). Lisäksi työtehtävien ja tavoitteiden selkeys sekä työnteon sujuvuuden mahdollistavat rakenteet ja käytännöt ovet tärkeässä asemassa myös yksittäisen työntekijän ajanhallinnassa. Kuitenkin jokaisella on mahdollisuus myös miettiä, millä tavoin voi itse vaikuttaa oman työpäivän rakentumiseen.

Alkuun on hyvä pysähtyä hetkeksi tarkastelemaan omaa ajankäyttöään. Mihin aikani työpäivän aikana oikeastaan kuluu? Tämä tarkastelu voi tuottaa tärkeitä ja toisinaan yllättäviäkin havaintoja omasta ajankäytöstä. Kun peilaa toteumaa omaan perustehtäväänsä, voi tarkistaa priorisoinnin ja työpäivän suunnittelun onnistumista. Lisäksi voivat löytyä ne tekijät, jotka keskeisimmin haastavat omaa ajankäyttöä. Keskeytykset ja kaikenlaiset häiriötekijät uhmaavat työskentelyn fokusta ja saavat aivomme kuormittumaan (Huotilainen & Moisala, 2018). Multitaskaus, niin tehokkaalta kuin se äkkiseltään kuulostaisikin, on aivotutkimuksen näkökulmasta mahdotonta: tarkkaavaisuutemme voi kerrallaan kohdistua vain yhteen asiaan (Huotilainen & Moisala, 2018). Tehokkaan työskentelyvireen ja työhyvinvoinnin näkökulmasta on hyvä tarkastella lisäksi, löytyykö työpäivästä myös lyhyitä taukoja palautumiseen. Lyhyetkin elpymisen ja palautumisen mahdollistavat hetket voivat työpäivän aikana parantaa keskittymistä ja edesauttaa työssä jaksamista (Sianoja ym. 2018).

Mikäli pysähtyy vielä hiukan pidemmäksi aikaa tarkastelemaan omaa ajanhallintaansa, voi suunnata huomionsa omiin ajatuksiin. Mikä merkitys niillä on ajankäytön kannalta? Minkälaisen sisäisen puheen avulla kuljetat itseäsi läpi työpäivän? Löytyykö myötätuntoa itseä kohtaan paineiden keskellä vai suitsitko itseäsi eteenpäin yhä armottomammin, kun stressi lisääntyy? Tunnistatko ajattelutapoja, jotka heijastuvat ajankäyttöösi esimerkiksi vaatimuksina itseäsi kohtaan tai tarpeena pärjätä yksin? Tällaisten ajattelutottumusten kohdalla omaa suhtautumistaan ajatuksiinsa voi kuitenkin tarkastella myös siitä näkökulmasta, ovatko ajatukset todella koko totuus vai voisiko omia ajattelutottumuksiaan kenties joissakin tilanteissa myös kyseenalaistaa (ks. esim. Pietikäinen, 2014).

Ajanhallinta näyttäytyy varsin moniulotteisena ilmiönä, kun sitä pysähtyy tarkemmin miettimään. Ulkoapäin asettuvien vaatimusten ja tilannetekijöiden keskellä on kuitenkin mahdollisuus myös peilata omia toiminta- ja ajattelutapojaan sekä löytää omaa työhyvinvointiaan edistäviä keinoja oman työpäivän rakentamiseen.

Lähteitä ja kirjallisuutta:

Huotilainen, M. & Moisala, M. (2018). Keskittymiskyvyn elvytysopas. Jyväskylä: Tuuma.

Mauno, S., Minkkinen, J. & Auvinen, E. (2019). Nakertaako työn intensiivisyyden lisääntyminen työssä suoriutumista ja työn merkityksellisyyttä? Vertaileva tutkimus eri ammattialoilla. Hallinnon tutkimus, 38 (4), 271-288.

Pietikäinen, A. (2014). Joustava mieli. Vapaudu stressin, uupumuksen ja masennuksen ylivallasta. Helsinki: Duodecim.

Schaufeli, W. B., Bakker, A. B. & van Rhenen, W. (2009). How changes in job demands and rsources predict burnout, work engagement, and sickness absenteeism. Journal of Organizational Behavior, 30, 893-917, doi: 10.1002/job.595

Sianoja, M., Syrek, C. J., de Bloom, J., Korpela, K. & Kinnunen, U. (2018). Enhancing daily well-being at work through lunchtime park walks and relaxation exercises: Recovery experiences as mediators. Journal of Occupational Health Psychology, 23 ( 3), 428-442. doi: 10.1037/ocp0000083