Tietosuojaseloste

Voimassa olevan tietosuojalainsäädännön (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679, Suomen tietosuojalaki 1050/2018) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

REKISTERINPITÄJÄ

Maarit Ruotsalainen

Y-tunnus 3182762-5

Amiraali 4 D 17

33960 Pirkkala

REKISTERISTÄ VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ

Maarit Ruotsalainen

– sähköposti: info@maaritruotsalainen.fi

– puhelinnumero: 0405075577

HENKILÖREKISTERIN NIMI

Toiminimi Maarit Ruotsalaisen asiakas- ja markkinointirekisteri

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS SEKÄ KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen, asiakaspalautteiden kerääminen, palveluiden toteuttaminen ja laskutus. Henkilötietoja voidaan käyttää myös etäteknologian avulla toteuttavien työnohjaus-, coaching- ja koulutuspalveluiden toteuttamisessa. Henkilötietoja voidaan lisäksi käyttää suoramarkkinointiin ja asiakasviestintään.

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimus, suostumus, lainsäädännön edellyttämällä tavalla arvioitu oikeutettu etu (suoramarkkinoinnin yhteydessä) tai kirjanpitolain edellyttämät lakisääteiset velvollisuudet.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteri sisältää yritysasiakkaiden sekä potentiaalisten yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden, työnohjauksiin ja coachingiin osallistuneiden henkilöiden sekä markkinointiluvan antaneiden henkilöiden tietoja:

  • yritysasiakkaiden ja potentiaalisten yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden yhteystiedot: nimi, organisaatio, asema, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite organisaatioon sekä markkinoinnin ja asiakasviestinnän toimenpiteet
  • työnohjaukseen ja coachingiin osallistuneiden henkilöiden yhteystiedot: nimi, organisaatio, asema/ammatti, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • asiakassuhteen ja sopimuksen tiedot: asiakasorganisaation nimi, osoite, y-tunnus, laskutustiedot, tehdyt tarjoukset ja sopimukset, tiedot tilatuista palveluista
  • työnohjaukseen ja coachingiin osallistuneiden henkilöiden ohjausprosessin aikana antamia, prosessin toteuttamiseen tarvittavia tietoja käsitellyistä aiheista rekisterinpitäjän omina muistiinpanoina ilman suoria yksilöintitietoja
  • rekisteröidyn suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti asiakassuhteen voimassaolon ajan tai niin pitkään kuin on tarpeen tietosuojaselosteessa mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö edellytä pidempää säilytysaikaa. Tiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä, kun niiden säilyttäminen ei ole enää tarpeen.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilörekisteriin tallennettavia tietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään mm. puhelimitse, sähköpostitse, sosiaalisen median palvelujen kautta tehdyistä yhteydenotoista, tarjouspyynnöistä, sopimuksista, asiakastapaamisista, työnohjaus- ja coachingtapaamisista ja muista tilanteista, joissa rekisteröity luovuttaa tietojaan asiakkuuden hoitamiseksi.

Henkilötietoja kerätään myös rekisteröidyltä tämän suostumuksella erilaisissa tapahtumissa ja yhteydenotoissa.

Lisäksi henkilötietoja voidaan saada myös yritykseltä, jonka puolesta rekisteröity toimii sekä julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta.

VERKKOSIVUJEN LOKI- JA TILASTOTIEDOT

Verkkosivuihin liittyen tallennetaan kyseisen palveluntarjoajan toimesta seuraavia loki- ja tilastotietoja:

  • palvelimen raaka- ja virhelokit verkkosivujen kävijöistä (sisältää IP-osoitteita)
  • AWstats-työkalulla kerätyt tilastotiedot verkkosivujen kävijöistä, kuten käynnit, todennetut käynnit ja käyntimäärät verkkosivuilla ja niihin liittyvät selailutiedot (katsotuimmat, syöttö- ja poistumissivut), tiedostotyypit, verkkotunnukset, IP-osoitteet, palvelinluettelo, käyttöjärjestelmä, selain, hakukone, avainsanat, HTTP-virheet, kirjanmerkkeihin lisäämisen lukumäärä
  • webhotellin tilin varmuuskopiot

Lisäksi verkkosivuihin liittyen tallennetaan rekisterinpitäjän ottamat varmuuskopiot.

Lokitiedot ja palveluntarjoajan ottamat varmuuskopiot poistetaan palveluntarjoajan käytänteiden mukaisesti. Rekisterinpitäjän ottamat varmuuskopiot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei ole enää tarpeen. AWstats-työkalulla kerättyjä tilastotietoja ei poisteta automaattisesti, vaan ne poistetaan tarpeen mukaisesti.

Verkkosivuihin liittyen kerättyjä tietoja käytetään palvelun toiminnan turvaamiseen ja kehittämiseen sekä tietoturvan varmistamiseen. Kyseisiä tietoja ei yhdistetä muihin rekisterinpitäjän käsittelemiin henkilötietoihin.

KOLMANNEN OSAPUOLEN PALVELUT

Verkkosivut voivat sisältää linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivuille / palveluihin, jotka eivät ole tässä tietosuojaselosteessa mainitun rekisterinpitäjän hallinnassa. Tässä tietosuojaselosteessa mainittu rekisterinpitäjä ei vastaa linkitettyjen verkkosivustojen tietosuojakäytännöistä. Mikäli henkilö siirtyy linkitetylle verkkosivulle, hänen tulee itse selvittää kyseisen sivuston / palvelun eväste- ja tietosuojakäytännöt sekä käyttöehdot.

Asiakkaan yhteydenotot rekisterinpitäjään sosiaalisen median kautta tapahtuvat kyseisten sosiaalisen median palvelujen omilla sivustoilla. Tämän tietosuojaselosteen rekisterinpitäjä ei vastaa kyseisten sivustojen tietosuojakäytännöistä, joten henkilön tulee itse tutustua kyseisten sivustojen eväste- ja tietosuojaperiaatteisiin sekä käyttöehtoihin.

TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Tiedot laskutusta ja kirjanpitoa varten toimitetaan OP Kevytyrittäjäpalvelulle (Pivo Wallet Oy), jonka henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet on kuvattu OP Kevytyrittäjäpalvelun käyttöehdoissa.

Tietojen käsittelyyn käytetään Hostingpalvelun (Planeetta Internet Oy) palveluja, missä yhteydessä henkilötietoja käsitellään kyseisen palveluntarjoajan Henkilötietojen käsittelysopimuksen periaatteiden mukaisesti.

Tietojen käsittelyssä käytetään myös Microsoft Oy:n palveluja.

Rekisterin tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi viranomaiselle lainsäädännön niin velvoittaessa.

Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu rekisteröidyn kanssa.

TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei rekisterinpitäjän toimesta säännönmukaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jotkin rekisterinpitäjän käyttämät palveluntarjoajat saattavat käsitellä henkilötietoja myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella, jolloin tietojen siirrossa sovelletaan lainsäädännössä sallittuja siirtomekanismeja, kuten EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita, tietosuojan takaamiseksi.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien asianmukaista suojausta. Manuaalisessa muodossa olevat tiedot säilytetään lukitussa tilassa ja tuhotaan tietoturvallisesti. Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään salasanoilla suojattuna. Henkilötietoja käsitellään vain niiden henkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä sekä pääsy tietoihinsa

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu ja miten tietoja käsitellään.

Oikeus pyytää tietojensa oikaisemista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tai epätarkan tiedon oikaisemista sekä puutteellisen tiedon täydentämistä.

Oikeus pyytää tietojensa poistamista

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevan tiedon poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”) lainsäädännön ehtojen mukaisesti.

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus häntä koskevien tietojen käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa.

Oikeus tietojensa käsittelyn vastustamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä silloin, kun tietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin.

Oikeus tietojensa siirtämiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada toimittamansa automaattisesti käsiteltävät tiedot itselleen ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle silloin, kun tietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen eikä tietojen siirtämisellä ole haitallisia vaikutuksia kolmansien osapuolten oikeuksiin ja vapauksiin.

Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa tietojensa käsittelyyn antamansa suostumus.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä henkilötietojen käsittelyään koskeva valitus valvontaviranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutetun toimisto.

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä sekä halutessaan käyttää edellä mainittuja oikeuksiaan rekisteröidyn tulee ottaa sähköpostitse yhteyttä yllä mainittuun rekisteristä vastaavaan yhteyshenkilöön. Suoramarkkinoinnin yhteydessä rekisteröidyllä on myös mahdollisuus peruuttaa antamansa suostumus tai kieltää tietojensa käyttäminen suoramarkkinointiin saamiensa ohjeiden mukaisesti.

MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Tietosuojaselostetta päivitetään tarpeen mukaan esimerkiksi palvelujen kehittämisen sekä mahdollisten tietosuojalainsäädännön muutosten vuoksi. Tietosuojaseloste on päivitetty 12.8.2021.